【結婚式の二次会】これでスムーズ！準備スケジュールとTODOリスト

はじめに

結婚式のあとに二次会を開催する予定の新郎新婦様は、結婚式と二次会の準備を並行していくことになります。
どちらもやることはたくさんありますが、段取りややる事がわかっていれば、案外スムーズに進めることができます！

準備のスケジュールやTODOリストを確認していきましょう。

二次会の準備はいつから始める？

結婚式場や日取りが決まったら、おそくとも結婚式の4ヶ月前には二次会の準備も始めていきましょう。結婚式と同じように、人気の日取りは二次会向けの会場も予約がすぐに埋まってしまいます。

結婚式の多い秋や、年末の忘年会シーズンは予約が早くから埋まりやすいので特に注意。披露宴会場から二次会会場への距離や移動のしやすさなどを考慮し、早めに候補をいくつか挙げていきましょう。

二次会の幹事がすでに決まっている場合は、最初の打ち合わせの際に会場を一緒に見に行ってもらうのも良いですね。

最初に決めておくとスムーズなこと3つ

幹事との最初の打ち合わせまでに、二次会の大まかなイメージを新郎新婦ふたりできちんと話し合っておくことも大切。

準備をスムーズに進めていくために、ふたりで決めておくと良いことは次の3つです。

ゲストの人数の目安

二次会のゲストの人数によって、会場の規模が変わります。

ざっくりと何人くらい招待するのか、お互いにリストを出しておきましょう。

どんな二次会にしたいか

「二次会はアットホームな雰囲気にしたい」「大人っぽいナイトパーティーにしたい」

など、色々な希望があるかと思います。ざっくりなイメージでも、新郎新婦と幹事で思いを共有しておくことが大切です。

演出や内容

例えば二次会でライブの演出がしたいなら、ライブができる会場を選ばなければなりません。

演出以外にも、食事にこだわったり、ゲスト同士が会話しやすいテーブルの配置など、希望を打ち出していくことで会場選びが絞り込まれます。

準備のスケジュールと役割

3〜4ヶ月前

幹事との最初の打ち合わせは遅くても3ヶ月前には行いましょう。

会場が決まっているのであれば3ヶ月でも充分ですが、幹事と一緒に会場を見学しに行く場合はもう少し早めに動き出した方が安心です。

まず最初に幹事と決めておきたいことが、新郎新婦と幹事の役割分担です。会場との打ち合わせの担当やプログラムの企画、ゲストの出欠の管理、景品やプレゼントの買い出しなど、新郎新婦と幹事どちらが何を担うのかを最初の打ち合わせ時に決めておくとスムーズです。

ちなみに二次会の幹事を依頼するタイミングは、二次会を行うと決めた時点でできるだけ早めにお願いしましょう。

TODOリスト

• 新郎新婦と幹事の役割を決める
• 大まかなゲストの人数の確認
• 二次会会場の見学・決定
• 二次会のプログラムや内容を決める
• 二次会の大よその予算を決める
• 会場側と内容や飲食の打ち合わせ

2ヶ月前

二次会に招待するゲストへの声掛けは2〜3ヶ月前に行い、出欠の返信の締め切りは1ヶ月を目安に設定しましょう。1ヶ月程度の余裕があれば、ゲストの出席人数が予想と異なっても対応ができます。

逆にギリギリまで出席人数が確定しないと、二次会全体の予算や飲食の数などに変更がきかず余分な出費をしてしまう可能性も。

二次会の招待状や声掛けをスムーズにするために、結婚式の招待状に二次会の招待状を同封する新郎新婦も。返信も、結婚式の出欠と合わせてもらうようにすれば管理も楽ですね。

TODOリスト

• ゲストへ招待状の発送または声掛け
• ゲストの出欠の管理
• 二次会の内容を細かく決めていく
• プチギフトや必要な物の手配

1ヶ月前

1ヶ月前になると、様々なことを決定していきます。最終的なゲストの人数、飲食の内容や数、プログラムの確定など。1ヶ月前に大体のことを決定しておけば、細かい調整や急な変更が入った場合でも、余裕を持って対応することができます。

必要なアイテムの買い出しも、プログラムの内容が確定後、進めていきましょう。今はインターネットで買い物をする人も多いので、日にちに余裕を持って注文しましょう。

また、当日の受付や司会進行など、二次会当日に誰が何を担当するか役割を決定します。会計係や進行のアシスタントなど、サポートをしてくれる人を何名かお願いしておくと安心ですよ。

TODOリスト

• ゲストの人数の最終確認
• 内容・プログラムの最終確認
• 経費の最終確認
• 景品やアイテムの買い出し
• 当日の役割分担を決める
• 当日の衣装やヘアメイクを決める（新郎新婦）

本番直前

人数によって料理やギフトの数が変わってくるので、遅くても二次会当日の１週間前にはゲスト人数の確定を。当日欠席者が多少出ても大丈夫なように、予算は余裕を持って確保しておく方が良いでしょう。

当日は、受付用のペンやいただいた会費を管理する箱やポーチなど、意外と細かな物が必要になります。当日のシミュレーションをして忘れ物がないか確認しましょう。

また、結婚式当日は荷物が増えているため、事前に二次会会場に置いておけるものがあれば運んでおくと当日が楽になりますよ。

TODOリスト

• 二次会当日の流れの確認
• 飲食内容・人数の確定、最終確認
• 受付用の出席リストを作成
• 持ち物の確認・運搬

いよいよ当日！幹事の仕事一覧

長い時間をかけて準備は万全！ですが、幹事さんのお仕事は当日が本番です。

何度も流れの確認やシミュレーションをしていても、当日はバタバタとするもの。再度当日の役割を確認しましょう。

受付・クローク

まずは受付にてゲストをお出迎え。

出席リストと照らし合わせて、出席の確認といただいた会費の管理をしっかりとしましょう。

司会

司会は技術が必要になりますので、幹事ではなく依頼する場合もあると思います。司会役の人と打ち合わせし、意思疎通を図っておきましょう。

プログラム準備・実施

景品やゲームの準備、プログラムの進行、実施の時間はバタバタしますので、お手伝いしてくれる人を数名確保しておいて落ち着いて進めましょう。

写真や動画の撮影

新郎新婦はもちろんゲストひとりひとりの写真や、集合写真などを撮影し、思い出に残しましょう。

三脚を用意しておいたり、撮影が上手な人がいれば心強いですね。

音響・照明

これらは会場側が行ってくれる場合もありますが、BGMなどは新郎新婦の好きな曲を流せることも。会場と打ち合わせの上、必要なら音源の準備などもしておきましょう。

会計

最後に会場に代金を支払うのは新郎新婦もしくは幹事が行うことになります。

会計役になった人は、高額になりますので気をつけて行いましょう。

おわりに

やることはたくさんありますが、がんばって準備した分きっと素敵な思い出に残るはずです。

新郎新婦と幹事、みんなで協力して進めていくことで、きっと楽しい二次会になることでしょう♪準備も本番当日も楽しんでくださいね。